CÁC QUI ĐỊNH VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ

Các quy định và quy trình quản lý tòa nhà của Nihon Housing được biên soạn cẩn thận nhằm bảo đảm tính nhất quán trong việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng của chúng tôi.

1. Chăm Sóc Khách Hàng

Mục đích:
Bảo đảm hướng dẫn đầy đủ, kịp thời cho Cư dân các thủ tục hành chánh theo quy định như: đăng ký tạm trú, đăng ký định mức nước sinh hoạt, thi công trang trí nội thất, đăng ký gửi xe, . . . . .
Bảo đảm các yêu cầu, phản ảnh của khách hàng/ cư dân được chuyển đến các bộ phận có liên quan để xử lý, cập nhật và theo dõi việc xử lý các yêu cầu, phản ảnh để chuyển thông tin phản hồi đến khách hàng theo đúng quy định.
Thực hiện việc khảo sát để lấy ý kiến của cư dân về chất lượng dịch vụ theo định kỳ 6 tháng nhằm giúp cho Ban Quản Lý Tòa Nhà có thể nhanh chóng có giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ để đáp ứng các yêu cầu của Cư dân.
Các Qui Trình:
- Tiếp nhận và giải quyết yêu cầu, khiếu nại của Cư dân.
- Đăng ký tạm trú.
- Đăng ký định mức nước sinh hoạt.
- Đăng ký thi công trang trí nội thất.
- Đăng ký gửi xe.
- Đăng ký xử dụng thang tải.
- Đăng ký xử dụng các tiện ích như: sân Tennis, Barbecue, phòng Yoga, . . .
- Qui trình khảo sát ý kiến cư dân 6 tháng/ lần.
- Các chương trình hoạt động phục vụ Cư dân.
- Hỗ trợ Cư dân.
- Và các qui định khác.

2. Kế Toán.

Mục đích:
Bảo đảm các nghiệp vụ của bộ phận Kế toán của tòa nhà được thiết lập, thực hiện, kiểm tra theo đúng quy định của công ty và của pháp luật nhà nước Việt Nam.
Các Qui Trình:
- Quản lý quỹ tiền mặt.
- Thu phí quản lý.
- Các nguồn thu từ việc cho thuê quảng cáo, bến bãi, . . . .
- Thu tiền ký quỹ theo quy định trang trí nội thất.
- Quy trình mua hàng sử dụng quỹ Phí quản lý và quỹ Bảo trì sửa chữa.
- Quy trình thanh toán.
- Quản lý và kiểm kê tài sản cố định
- Báo cáo thu chi định kỳ hàng tháng Phí quản lý và Phí bảo trì sửa chữa.

3. Kỹ Thuật

Mục đích:
Bảo đảm cho tòa nhà, các công trình xây dựng, các hệ thống cơ, điện, nước, hệ thống quản lý công nghệ thông tin, . . . được quản lý vận hành, bảo trì bảo dưỡng để luôn ở tình trạng tốt và để tất cả các yêu cầu sửa chữa, khắc phục của Cư dân hoặc của nhân viên các bộ phận khác phản ảnh sẽ được báo cáo, phản hồi kịp thời.
Các Qui Trình:
- Tư vấn, kiểm tra và quản lý thi công nội thất.
- Kế hoạch bảo trì, hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng ngày.
- Quản lý tài sản, máy móc dụng cụ.
- Quản lý tiêu thụ điện, nước, nhiên liệu, . . .
- Xử lý các yêu cầu sửa chữa.
- Các tiêu chuẩn về môi trường và nước thải.
- Tiêu chuẩn nước sinh hoạt.
- Tiêu chuẩn nước hồ bơi.
- Tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy.
- Tiêu chuẩn vận hành của các hệ thống kỹ thuật.
- Quy định về lưu trữ hồ sơ, danh sách máy móc thiết bị, giấy tờ pháp lý và bản vẽ công trình.
- Quy định về an toàn lao động.
- Hỗ trợ Cư dân.
- Và các quy định, quy trình khác.

4. Bảo Vệ

Mục đích:
Bảo đảm kiểm soát, duy trì an ninh trật tự và thực hiện các quy định của tòa nhà.
Các Qui Trình:
- Phòng cháy chữa cháy: lập phương án và thực tập phòng cháy chữa cháy; kiểm tra trang thiết bị, hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Giám sát camera an ninh, các hệ thống báo cháy, báo động.
- Tuần tra an ninh.
- Điều tra an ninh.
- Kiểm soát các phương tiện ra vào tòa nhà.
- Kiểm soát công nhân, thầu phụ, người giao hàng, . . . .
- Kiểm soát sử dụng thang tải để chuyển hàng.
- Kiểm soát và duy trì an ninh trật tự, thực hiện các quy định của tòa nhà, các quy định về phòng cháy chữa cháy
- Báo cáo an ninh.
- Hỗ trợ Cư dân.
- Và các quy định khác.

5. Vệ Sinh

Mục đích:
Bảo đảm vệ sinh môi trường, an toàn phòng chống dịch bệnh, đồng thời bảo đảm việc thực hiện các công việc vệ sinh từng khu vực của tòa nhà theo đúng kế hoạch, đúng quy trình, đúng kỹ thuật nhằm duy trì cảnh quang và môi trường sống thoải mái cho Cư dân.
Các Qui Trình:
- Vệ sinh theo kế hoạch định kỳ hàng năm, hàng tháng, hàng ngày.
- Quy trình khử khuẩn các khu vực cần thiết theo định kỳ.
- Quy định về an toàn lao động.
- Vệ sinh khu vực tiền sảnh.
- Vệ sinh phòng Gym, Yoga.
- Vệ sinh hồ cá, hồ cảnh quang.
- Vệ sinh toilet công cộng.
- Vệ sinh bãi xe tầng hầm.
- Vệ sinh phòng rác.
- Các quy định khác.

6. Chăm sóc cây xanh

Mục đích:
Bảo đảm cây xanh các khu vực của dự án được chăm sóc theo đúng kế hoạch, đúng quy trình, đúng kỹ thuật nhằm duy trì cảnh quan và môi trường sống thoải mái cho Cư dân.

7. Quy Trình Xử Lý Trong Các Tình Huống Khẩn Cấp

Mục đích:
Bảo đảm kiểm soát và duy trì an ninh trật tự, thực hiện các quy định của tòa nhà trong các tình huống khẩn cấp.

Các Qui Trình:
- Trong trường hợp có xảy ra cháy nổ.
- Trong trường hợp có xảy ra khủng bố, cướp.
- Trong trường hợp có xảy ra mất điện.
- Trong trường hợp có xảy ra lũ lụt
- Trong trường hợp có người cần cấp cứu y tế, nhiễm bệnh truyền nhiễm